چگونه یک نامه حرفه ای بنویسیم؟

چگونه یک نامه خوب بنویسیم؟ این سوالی است که شاید برای خیلی ها پیس بیاید. در این مقاله قصد داریم به مهم ترین نکات در نوشتن یک نامه خوب و استاندارد بپردازیم پس با رزومیتو باشید ...

نامه به عنوان یک ابزار ضروری ارتباط در تجارت است. از نامه های تجاریبرای فروش محصولات، پرس و جو در مورد مشتریان یا قیمت کالاها، کسب اطلاعات و مشاوره، حفظ روابط عمومی خوب، افزایش سرقفلی و انجام انواع دیگر وظایف تجاری استفاده می شود. با رشد مداوم تجارت و صنعت، سودمندی و اهمیت تجارت نامه نیز به تدریج در حال افزایش است.اگر میخواهید شغل مناسب خود را پیدا کنید باید بدانید که نوشتن یک نامه حرفه ای می تواند از چه میزان اهمیت بالایی برخوردار باشد پس تا انتهای این مقاله با رزومیتو همراه شوید.

نوشتن یک نامه خوب و حرفه ای نشان می دهد که شما تا چه اندازه به قواعد و مسائل اداری و تجاری آشنا و در کار خود حرفه ای هستید. خصوصا زمانی که درخواست شغل می دهید این نامه می تواند حکم همه چیز را برای شما داشته باشد. نامه حرفه ای در واقع معرف میزان توانائی های شماست، آشنایی شما به اصول و قواعد تجارت را نشان می دهد و مهر تصدیقی است به اینکه شما می توانید در جهت پیشبرد اهداف مورد نظر مفید واقع شوید.

ساخت یک رزومه حرفه ای در کمتر از 5 دقیقه

نامه حرفه ای چیست؟

نامه حرفه ای یک سند مکتوب است که برای برقراری ارتباط تجاری یا اطلاعات مربوط به کار مانند توصیه نامه، یک مرجع شخصی، یک درخواست استخدام و یک مذاکره تجاری استفاده می شود. نامه‌های حرفه‌ای و ماهرانه می‌توانند استخدام‌کنندگان را تحت تأثیر قرار دهند، با شخصیت مؤدبانه شما ارتباط برقرار کنند، صداقت شما را آشکار کنند و اولین برداشتی باشد که گیرنده از شما دارد. آنها می توانند به مدیریت کمک کنند که برای ارتقاء مناسب هستید یا اطلاعات حیاتی را به رهبری شرکت منتقل کنید. نامه حرفه ای که به عنوان یک نامه پوششی همراه با درخواست استخدام یا نامه تبلیغاتی با شرکت شما ارسال می شود، به یک سند قانونی تبدیل می شود که نشان دهنده شخصیت شما به عنوان یک کارمند است و بخشی از سوابق کاری دائمی شما می شود.

مزایای نوشتن نامه در کسب و کار

• تبادل اطلاعات تجاری: نامه ها اقتصادی ترین و راحت ترین وسیله برای تبادل اطلاعات هستند. با کمک نامه، مدیران می توانند به راحتی با مشتریان، تامین کنندگان، سرمایه گذاران، ادارات دولتی تبادل اطلاعات کنند. مقامات نظارتی و غیره
• ایجاد رابطه تجاری: نامه تجاری نقش مهمی در ایجاد و حفظ ارتباط با طرف های مختلف دارد. نامه های تجاری فاصله بین یک تجارت و مشتریان، تامین کنندگان، طلبکاران و سایر گروه های عمومی را کاهش می دهد.
• ایجاد بازارها: بخشنامه نوعی نامه تجاری است که به ایجاد بازارهای جدید برای کالاها و خدمات کمک می کند. این نامه حاوی اطلاعاتی در مورد کاربرد، ویژگی ها و مفید بودن محصولات است و مشتری را به خرید محصولات ترغیب می کند.

• جایگزینی برای بازدید شخصی: معرفی نامه‌ها در دنیای تجارت باعث می‌شود مدیران کسب‌وکار از مشتریان، تامین‌کنندگان، طلبکاران و سایر گروه‌های عمومی خود با سفرهای طولانی راحت شوند. به همین دلیل نامه های تجاری را تکنیک جایگزین برای بازدید شخصی می نامند.

• صرفه جویی در هزینه و زمان: نامه های تجاری مدیران پرمشغله را از بازدید شخصی از مشتریان خود و سایر طرف های ذینفع راحت می کند. بنابراین می توان در زمان و هزینه های ارزشمند صرفه جویی کرد.

• حفظ رازداری: نامه های تجاری نیز به حفظ محرمانه بودن اطلاعات کمک می کند. هیچ کس به جز فرستنده و گیرنده نمی تواند پیام موجود در نامه را بداند.

• افزایش حسن نیت: نامه های تجاری مانند استعلام نامه، بخشنامه، نامه تقدیرنامه، نامه کمک هزینه تعدیل و غیره به افزایش حسن نیت یک تجارت با مشتریان کمک می کند.

• قرارداد رسمی: نامه تجاری به عنوان توافق نامه رسمی بین خریدار و فروشنده عمل می کند. به عنوان مثال، نامه سفارش شامل نام اقلام، قیمت و مقدار، زمان تحویل و نحوه پرداخت است. همه اینها به عنوان شرایط توافق بین خریدار و فروشنده تلقی می شود.

• تسویه معامله: نامه های تجاری اهمیت بالایی در تنظیم معاملات تجاری دارند. به عنوان مثال، خریدار با نوشتن نامه ادعایی می تواند با نوشتن نامه های وصول مطالبات خود را به فروشنده مطرح کند. فروشنده می تواند حقوق را از مشتریان دریافت کند.

• استفاده به عنوان مرجع: اطلاعات رد و بدل شده از طریق نامه ها را می توان به طور دائم حفظ کرد و در صورت نیاز به عنوان مرجع استفاده کرد. بنابراین، تصمیم گیری های تجاری آسان تر می شود.

• پذیرش قانونی: تجارت نامه از نظر قانون یک سند قابل قبول است. می توان آن را به عنوان اثبات مستند ذخیره و تولید کرد.

• کمک در تجارت داخلی و بین المللی: تجارت داخلی و خارجی اساساً به کمک نامه های تجاری مختلف نیاز دارد. از طریق نامه‌ها، تاجر در مورد محصولات و قیمت‌ها استعلام می‌کند و سفارشات کالا را دریافت می‌کند و مطالبات را تسویه می‌کند و غیره.

  از بحث فوق می توان نتیجه گرفت که اجرای موفقیت آمیز فعالیت های تجاری، ایجاد، حفظ و توسعه روابط تجاری و در نهایت دستیابی به هدف تجاری، همگی نیازمند کمک نامه تجاری است. به یک معنا، انجام تجارت بدون نامه تجاری غیرممکن است.

اهمیت ارتباطات مکتوب تجاری ( نامه ها )

با توجه به فناوری محوری در زندگی روزمره ما و سهولت نوشتن ایمیل برای ارتباطات تجاری، چندین مواقع درخواست نامه های حرفه ای نوشته شده است. دانستن نحوه نوشتن نامه حرفه ای برای تأثیرگذاری خوب و ایجاد اعتماد به نفس مهم است. داشتن مهارت های ارتباطی نوشتاری حرفه ای با کیفیت برای ارائه یک نامه تجاری متفکرانه به یک کارفرما یا همکار تجاری بالقوه می تواند به ایجاد روابط حرفه ای و ایجاد فرهنگ احترام کمک کند. تکنیک هایی را برای نحوه نوشتن نامه حرفه ای کشف کنید و نکاتی را برای راهنمایی شما در ایجاد نامه خود برای زمینه های مختلف کسب و کار دریافت کنید.

چرا باید نامه حرفه ای بنویسید؟

اگر چه فرهنگ کسب و کار امروزه به شدت به ارتباطات ایمیلی متکی است، از یک نامه ملموس برای ایجاد یک رابطه قوی و برقراری احترام استفاده کنید. نوشتن نامه حرفه ای برای زمینه های تجاری زیر مناسب است:

• نامه تشکر
• نامه استعفا
• معرفی نامه
• درخواست توصیه حرفه ای
• استعلام شغل
• نامه تبریک
• جلد نامه
• تقدیرنامه
• نامه عذرخواهی

چگونه یک نامه حرفه ای بنویسید؟

این مراحل را دنبال کنید تا چگونه یک نامه حرفه ای بسازید که با گیرنده مورد نظر شما همخوانی داشته باشد.

1. هدف را در نظر بگیرید.

نحوه نوشتن نامه حرفه ای و محتوای آن بر اساس ماهیت یا مناسبت نامه تعیین می شود. از مهارت های ارتباطی نوشتاری خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که زبان و لحن شما حرفه ای است و با هدف نامه شما مطابقت دارد. به عنوان مثال، زبانی که در یک نامه پوششی استفاده می‌کنید باید مستقیم و مطمئن باشد، در حالی که زبانی که در نامه عذرخواهی به کار می‌رود باید احساسات را منعکس کند.

2. کمی تحقیق کنید.

چه در حال نوشتن یک نامه حرفه ای برای پرس و جو در مورد یک موقعیت آزاد باشید یا یک مرجع برای یک همکار ارائه دهید، قبل از نوشتن نامه خود می خواهید اطلاعات زمینه ای را بدانید. به عنوان مثال، هنگام نوشتن نامه به یک شرکت در پاسخ به یک فرصت شغلی، شرح شغل را به دقت بررسی کنید. کلمات کلیدی را شناسایی کنید. شما می توانید از این کلمات در سراسر نامه همراه خود که با درخواست شغلی خود همراه است برای برجسته کردن نقاط قوت خود استفاده کنید. چشم انداز، ماموریت و اهداف شرکت را شناسایی کنید. می توانید آنها را در وب سایت شرکت بیابید. برخی از سازمان ها بیانیه ماموریت خود را در پایین یادداشت ها و ایمیل ها درج می کنند. آگاه باشید که اهداف شما در کجا با ارزش های شرکت مطابقت دارد.

3. فهرستی از ایده ها تهیه کنید.

طوفان فکری داشته باشید و لیستی از نکاتی که باید در نامه حرفه ای خود بیان کنید ایجاد کنید. نکات موجود در لیست شما باید به ایده غالب نامه حرفه ای شما مرتبط باشد و کیفیت محتوای شما را افزایش دهد. ایده هایی را از لیست خود انتخاب کنید که می توانید با داده های قابل اندازه گیری پشتیبانی کنید تا اعتبار ادعاهای خود را افزایش دهید. ارائه ایده های شما باید یک جریان منطقی از یک پاراگراف به پاراگراف داشته باشد و به راحتی قابل خواندن باشد. یک نامه سازماندهی شده، وضوح فکر و درک شما از روابط منطقی بین ایده ها را نشان می دهد.

4. آدرس بازگشت خود را وارد کنید.

اطلاعات تماس خود را در قالب بلوک تراز شده در سمت چپ و بالای نامه قرار دهید. سپس یک خط خالی بعد از آدرس بگذارید.

5. تاریخ را درج کنید.

تاریخ ارسال نامه را تایپ کنید. مطمئن شوید که تاریخ دقیق است و با اطلاعات پستی مطابقت دارد. تطبیق تاریخ ها نشان دهنده ثبات شخصیت و توجه دقیق شما به جزئیات است.

6. گیرنده و آدرس فرد را شناسایی کنید.

بعد از تاریخ، یک خط خالی بگذارید و اطلاعات تماس گیرنده را در قالب بلوک و در سمت چپ صفحه تراز کنید. نام کامل، عنوان حرفه ای (اگر می دانید) و آدرس را وارد کنید.

7. یک سلام حرفه ای متناسب با موقعیت

برای نامه های جلد، استفاده از کلمه "عزیز" سنتی و قابل قبول است. اگر نام خاصی در دسترس نیست، آن را با نام یا عنوان شخص دنبال کنید. اگر نام را می دانید اما نمی توانید جنسیت را تشخیص دهید، از استفاده از آقا یا خانم خودداری کنید و از نام و نام خانوادگی فرد استفاده کنید.

8. یک مقدمه کوتاه بنویسید.

از پاراگراف مقدماتی نامه تجاری خود برای نشان دادن هدف خود از تماس استفاده کنید. مختصر و مستقیم باشید و از یک خط آغازین برای برجسته کردن نامه خود استفاده کنید.

9. متن نامه را بنویسید.

برای پوشش نامه، از پاراگراف بدن برای برجسته کردن نقاط قوت خود استفاده کنید و توضیح دهید که چگونه می خواهید مهارت های خود را برای پیشرفت سازمان به کار ببرید. برای یک نامه حرفه ای عمومی، بدنه باید شرح و توضیح هدف اصلی شما از نوشتن نامه باشد. در متن یک نامه و یک نامه حرفه ای، در صورت امکان از جزئیات خاص و مثال های مرتبط با شواهد عددی استفاده کنید. استفاده از داده های قابل سنجش، تلاش ها، مشارکت ها و ارزش شما را به عنوان یک کارمند تأیید می کند.

10. یک پاراگراف پایانی مختصر بنویسید.

نحوه بستن نامه پوششی مهم است. در پایان از زمان و توجه گیرنده خود سپاسگزاری کنید. شامل یک تماس برای اقدام برای گیرنده: "لطفاً در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر با من تماس بگیرید و من فوراً آن را ارائه خواهم داد."

11. شامل یک بسته رایگان.

نامه خود را محترمانه با قرار دادن یک بسته تکمیلی و سپس یک کاما ببندید. برخی از گزینه‌های استاندارد عبارتند از «صادقانه»، «با احترام» یا «با احترام». چهار خط خالی بگذارید تا جایی برای امضای شما باز شود و نام و نام خانوادگی خود را تایپ کنید.

12. چاپ و تصحیح.

ابتدا نسخه دیجیتال نامه حرفه ای خود را بررسی کنید. سپس یک نسخه چاپ کنید و آن را تصحیح کنید. به گرامر، املا، علائم نگارشی و استفاده از کلمات توجه کنید. اطمینان حاصل کنید که هر عنصر از مکاتبات حرفه ای شما در راستای پیام و لحن ثابتی کار می کند. در صورت نیاز کار خود را اصلاح و ویرایش کنید. سپس یک کپی تمیز و دقیق چاپ کنید.

13. سند را امضا کنید.

نامه حرفه ای تمام شده خود را بالای نام چاپ شده خود در پایین کاغذ پس از بسته شدن رایگان امضا کنید. فقط از جوهر آبی یا سیاه استفاده کنید.

ظاهر حرفه ای برای یک نامه تجاری

از نکات زیر استفاده کنید تا به نامه حرفه ای خود ظاهری زیبا داشته باشید.

1. متن نامه را روی کاغذ رزومه چاپ کنید.
2. حاشیه های یکنواخت را از همه طرف حفظ کنید.
3. از فونتی استفاده کنید که به راحتی خوانده شود.
4. اندازه فونت را ثابت نگه دارید.
5. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید تا با لحن مناسب و حرفه ای ارتباط برقرار کنید.
6. هر پاراگراف را به صورت بلوک، بدون تورفتگی بنویسید.
7. مستقیم و مختصر باشید.

الگوی نمونه نامه حرفه ای

هنگام تایپ نامه حرفه ای از فرمت نامه نگاری حرفه ای زیر استفاده کنید.

(نام کامل شما)
(آدرس پستی شما)
(شهر، ایالت و کد پستی شما)

(تاریخ ارسال نامه)

(نام کامل گیرنده)
(عنوان حرفه ای گیرنده)
(آدرس کسب و کار گیرنده)
(شهر، ایالت و کد پستی گیرنده]

عزیز (نام یا عنوان گیرنده در صورت نامشخص بودن نام)،

(بند مقدماتی)

(بندهای بدنه)

(بند پایانی)

(بسته شدن کامل)،

(امضای شما)

(اسم تایپ شده شما)

جناب آقای دکتر نصر:

من به پست شغلی اخیر شما برای نماینده خدمات مشتری در شرکت پاسخ می دهم. من آماده هستم که تعهد خود را برای تقویت روابط مثبت با مشتری و ارائه تجربه مشتری استثنایی که شرکت در طول دهه ها ایجاد کرده است، به کار ببرم.

در نقش قبلی خود به عنوان همکار خدمات مشتری، به دنبال تکنیک هایی برای تقویت تعامل مشتری با نام تجاری و محصولات خود بودم و آن را اجرا کردم. به عنوان مثال، من یک مطالعه فروشگاه کوچک را شروع کردم که بر روش‌های مؤثر برای افزودن ارزش بیشتر به خرید مشتریان متمرکز بود. پس از تجزیه و تحلیل داده‌های حاصل از این تحقیق، شرکت من رویه‌ها و قرار دادن محصولات جدیدی را ایجاد و اجرا کرد که منجر به افزایش 30 درصدی سود شد. برند متمرکز ما از افزایش 9 درصدی سود بهره مند شد.

از اینکه وقت گذاشتید و من را برای این موقعیت در نظر گرفتید متشکرم. فرصت یادگیری در مورد برند و محصولاتی که مترادف با کیفیت شرکت شما شده اند، مرا هیجان زده می کند. من خودم را متعهد می‌کنم که در مورد سیاست‌ها و رویه‌های شرکت که به موفقیت برند کمک می‌کند بیاموزم و هدفم ارائه خدمات با کیفیت به مشتریان در عین حال نماینده واقعی شرکت و استانداردهای بالای آن هستم. لطفا در عرض چند هفته منتظر ایمیل بعدی از من باشید. در ضمن، لطفا در صورت هرگونه سوال بیشتر با من تماس بگیرید. من خوشحال خواهم شد که اطلاعات مورد نیاز را به سرعت در اختیار شما قرار دهم.

با تقدیم احترام،

مهدی کریمی فرد